De beste vergaderopstelling bepalen

De beste vergaderopstelling bepalen
27 februari 2023 159 Keer bekeken

De juiste vergaderopstelling is essentieel voor het succes van je vergadering. Als je de juiste vergaderopstelling kiest, kun je de beste resultaten verwachten. Maar hoe bepaal je de juiste vergaderopstelling?

Wat is een vergaderopstelling en waarom is het belangrijk

Een vergaderopstelling is een manier om de ruimte waarin een vergadering plaatsvindt te organiseren. Het is een manier om ervoor te zorgen dat iedereen aanwezig is en dat iedereen betrokken is bij het gesprek. Vergaderopstellingen kunnen variëren van formele, gestructureerde opstellingen tot informele, ongedwongen opzetten.

Het kiezen van een vergaderopstelling is essentieel voor het verhogen van de productiviteit en effectiviteit van een vergadering. De vergaderopstelling bepaalt namelijk hoe mensen met elkaar communiceren, wat voor soort interactie er plaatsvindt en hoe de conversatie verloopt.

Hoe bepaal je de beste vergaderopstelling

Er zijn verschillende factoren waar je rekening mee moet houden voor het creëren van de beste vergaderopstelling. Enkele factoren waar rekening mee gehouden moet worden zijn:

  • Het aantal deelnemers: Allereerst moet je rekening houden met het aantal deelnemers. Het is belangrijk dat iedereen een vergaderstoel heeft om te zitten en dat er geen gedrang ontstaat. Als je vergadering een klein aantal deelnemers heeft, kun je een cirkelvormige vergaderopstelling gebruiken. Als je vergadering een groter aantal deelnemers heeft, kun je een lange tafelopstelling of een U-vormige vergaderopstelling gebruiken. Je kunt ook een in theaterstijl gesitueerde vergaderopstelling gebruiken als je een groot aantal deelnemers hebt.
  • De aard van de vergadering: Het tweede dat je moet overwegen, is de aard van de vergadering. Als je een brainstorming of een discussie vergadering hebt, kun je een cirkelvormige vergaderopstelling gebruiken. Door vergaderstoelen en vergadertafels in een cirkel te plaatsen bevorder je de interactie tussen de deelnemers omdat iedereen elkaar kan zien. Als je een presentatie vergadering hebt, kun je een lange tafelopstelling of een U-vormige vergaderopstelling gebruiken. Dit stelt je in staat om alle deelnemers te laten zien wat er op het scherm gebeurt.
  • Het comfort: Tot slot moet je rekening houden met het comfort van de deelnemers. Als de deelnemers te dicht bij elkaar zitten, kan dit leiden tot ongemakkelijke situaties. Als de deelnemers te ver uit elkaar staan, kan dit leiden tot een gebrek aan interactie. Je moet er dus voor zorgen dat de vergaderopstelling comfortabel is voor iedereen. Door gebruik te maken van vergadertafels en vergaderstoelen kun je een comfortabele vergaderopstelling creëren.

Tips voor het bepalen van de beste vergaderopstelling

De beste vergaderopstelling is afhankelijk van het doel van de vergadering. Wanneer je een kleine vergadering houdt, is het misschien beter om in een cirkel te zitten, zodat iedereen elkaar in de ogen kan kijken en kan meepraten. Als je een grotere vergadering houdt, is het misschien beter om een zaal met vergadertafels en vergaderstoelen ingericht te hebben, zodat mensen gemakkelijk kunnen bewegen en gemakkelijk kunnen communiceren.

Als je een vergadering houdt waarin je mensen wilt aanmoedigen om hun ideeën te delen, is het misschien beter om een informele setting te creëren, waar mensen gemakkelijk kunnen praten en er geen druk is om hun mening te delen. In dit geval kun je bijvoorbeeld een grote kring maken met vergaderstoelen, zodat mensen zich comfortabel voelen en gemakkelijk open kunnen staan voor discussies.

Als je een vergadering houdt waar je veel informatie moet delen, kun je een formele setting kiezen, zoals een zaal met vergadertafels en vergaderstoelen. In dit geval kun je iedereen bij elkaar laten zitten, zodat iedereen de informatie gemakkelijk kan volgen. Albeka verkoopt ook tweedehands vergaderstoelen en gebruikte vergadertafels.

Soorten vergaderopstellingen

Er zijn verschillen soorten vergaderopstelling die je kunt gebruiken voor een informele of juist formele vergadering enkele soorten zijn:

  • De ronde opstelling: Deze vergaderopstelling is goed voor kleinere vergaderingen, waarbij iedereen gelijkwaardig is. Iedereen zit in een cirkel, waardoor iedereen betrokken is bij de conversatie. Je kunt zowel een ronde opstelling maken met alleen vergaderstoelen of met vergaderstoelen en vergadertafels, afhankelijk van het soort vergadering.
  • De U-vormige opstelling: Een U-vormige vergaderopstelling wordt gebruikt als er een leider is die het hoogste woord heeft. De leden van de vergadering zitten aan beide kanten van de leider in een U-vorm aan vergadertafels.
  • De rechthoekige opstelling: Dit is een informele opstelling die meestal wordt gebruikt voor ontspannen vergaderingen. De leden van de vergadering zitten aan beide kanten van een rechthoekig vergadertafel.
  • De banketopstelling: Deze opstelling wordt meestal gebruikt voor langere vergaderingen waarbij mensen meerdere uren aanwezig zijn. Leden van de vergadering zitten op vergaderstoelen rond  lange vergadertafels, wat de interactie en conversatie vergemakkelijkt.

Het kiezen van de beste vergaderopstelling is een belangrijk onderdeel van het organiseren van een vergadering. Door de juiste vergaderopstelling te kiezen, kunnen de deelnemers zich meer betrokken voelen bij de vergadering, waardoor de vergadering effectiever en productiever zal zijn. Bekijk ook de trends van dit moment voor vergadermeubilair. Of wil je liever advies van kantoor inrichting expert voor de beste vergaderopstelling, neem dan gerust direct contact met ons op.

Gerelateerde posts
Search engine powered by ElasticSuite